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Verstanden
Datenschutz
Zusammenfassung
Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, vertrauen Sie uns Ihre wertvollen Informationen an. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihre Daten zu schützen und Ihnen die Möglichkeit zu geben, diese zu kontrollieren. Wir verstehen, dass es besondere Bedenken gibt, wie wir Ihre Daten verwenden und schützen, deshalb haben wir diese Seite als Leitfaden zusammengestellt, um einige der häufigsten Fragen zu beantworten.
Näheres dazu finden Sie unter dem Punkt Datenschutzerklärung, aber hier sind einige wichtige Punkte:
Datensicherheit und Serverstandort
Server und Infrastruktur
swodoc wird auf der DigitalOcean Cloud Plattform in Deutschland (Frankfurt) gehostet. Die Datenverarbeitung von sensiblen Analysedaten findet in DigitalOcean Rechenzentren in Deutschland und Europa statt. DigitalOcean-Rechenzentren verfügen über ein mehrschichtiges Sicherheitsmodell, einschließlich umfangreicher Sicherheitsvorkehrungen wie z.B.:
Swodoc ist der zugewiesene Administrator seiner Infrastruktur auf der DigitalOcean Cloud-Plattform, und nur autorisierte Mitarbeiter von swodoc haben Zugriff darauf.
Die DigitalOcean Cloud-Plattform unterzieht sich regelmäßig verschiedenen unabhängigen Audits von Drittanbietern und kann die Einhaltung von Richtlinien für Rechenzentren, Infrastruktur und Betrieb belegen. Dazu gehören unter anderem die SSAE 16 konforme SOC 2 Zertifizierung, PCI-DSS Zertifizierung und die ISO/IEC 27001:2013 Zertifizierung.
Datenzugriff
Mitarbeiter von swodoc unterschreiben Vertrauens und Verschwiegenheitsverpflichtungen.
Alle Daten zu unseren Servern werden HTTPS verschlüsselt übertragen. Dadurch wird verhindert, dass Dritte die Übertragungen zwischen den Endgeräten unserer Nutzer und unseren Servern abfangen und mitlesen.
Zutritts- und Zugriffskontrolle Wir setzen auf verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, um Daten zu schützen und Zugriffe einzuschränken
Alle Zugriffe auf die swodoc-API sind über SSL (HTTPS) gesichert, so dass die Informationen verschlüsselt übertragen werden.
Kontopasswörter werden in der Datenbank verschlüsselt, so dass auch unsere eigenen Mitarbeiter diese nicht einsehen können.
Datenaufbewahrung
Accountdaten
Falls nichts anderes vereinbart wurde, bewahren wir Account und Nutzerdaten bis zu einem Jahr nach Kontolöschung auf. Geschäftsdaten wie zum Beispiel Rechnungen werden entsprechend den in Deutschland üblichen gesetzlichen Fristen aufbewahrt.
Analytics Analytics
Daten, die bei unseren Subdienstleistern gespeichert werden, werden automatisch nach definierten Fristen gelöscht. Die genauen Fristen entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der Subdienstleister oder schreiben Sie uns eine E-Mail an datenschutz@swodoc.de.
Näheres dazu finden Sie unter dem Punkt Datenschutzerklärung, aber hier sind einige wichtige Punkte:
Datensicherheit und Serverstandort
Server und Infrastruktur
swodoc wird auf der DigitalOcean Cloud Plattform in Deutschland (Frankfurt) gehostet. Die Datenverarbeitung von sensiblen Analysedaten findet in DigitalOcean Rechenzentren in Deutschland und Europa statt. DigitalOcean-Rechenzentren verfügen über ein mehrschichtiges Sicherheitsmodell, einschließlich umfangreicher Sicherheitsvorkehrungen wie z.B.:
- 24/7 physischer Sicherheitsservice
- Physikalische Zugriffsbeschränkung zu Anwesen und Gebäude
- Volle CCTV Abdeckung im Innen- und Außenbereich
- Biometrische Lesegeräte mit 2-Faktorauthentifizierung
- Batterien und Backupgeneratoren
- Sichere Ladezone für Anlieferung von Equipment
Swodoc ist der zugewiesene Administrator seiner Infrastruktur auf der DigitalOcean Cloud-Plattform, und nur autorisierte Mitarbeiter von swodoc haben Zugriff darauf.
Die DigitalOcean Cloud-Plattform unterzieht sich regelmäßig verschiedenen unabhängigen Audits von Drittanbietern und kann die Einhaltung von Richtlinien für Rechenzentren, Infrastruktur und Betrieb belegen. Dazu gehören unter anderem die SSAE 16 konforme SOC 2 Zertifizierung, PCI-DSS Zertifizierung und die ISO/IEC 27001:2013 Zertifizierung.
Datenzugriff
Mitarbeiter von swodoc unterschreiben Vertrauens und Verschwiegenheitsverpflichtungen.
Alle Daten zu unseren Servern werden HTTPS verschlüsselt übertragen. Dadurch wird verhindert, dass Dritte die Übertragungen zwischen den Endgeräten unserer Nutzer und unseren Servern abfangen und mitlesen.
Zutritts- und Zugriffskontrolle Wir setzen auf verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, um Daten zu schützen und Zugriffe einzuschränken
- Firewalls (Hardware/Software)
- Stets aktuelle Softwareversionen
- Berechtigungs-/ Authentifizierungskonzepte mit auf Nötigste beschränkten Zugriffsregulierungen
- Abgesicherte Arbeitsgeräte
Alle Zugriffe auf die swodoc-API sind über SSL (HTTPS) gesichert, so dass die Informationen verschlüsselt übertragen werden.
Kontopasswörter werden in der Datenbank verschlüsselt, so dass auch unsere eigenen Mitarbeiter diese nicht einsehen können.
Datenaufbewahrung
Accountdaten
Falls nichts anderes vereinbart wurde, bewahren wir Account und Nutzerdaten bis zu einem Jahr nach Kontolöschung auf. Geschäftsdaten wie zum Beispiel Rechnungen werden entsprechend den in Deutschland üblichen gesetzlichen Fristen aufbewahrt.
Analytics Analytics
Daten, die bei unseren Subdienstleistern gespeichert werden, werden automatisch nach definierten Fristen gelöscht. Die genauen Fristen entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der Subdienstleister oder schreiben Sie uns eine E-Mail an datenschutz@swodoc.de.
EU-DSVGO
Was ist die EU-DSGVO?
Im Jahr 2016 verabschiedete die Europäische Kommission die neue Allgemeine Datenschutzverordnung (EU-DSGVO). Die EU-DSGVO bedeutet eine wesentliche Änderung der Datenschutzvorschriften in der EU und ersetzt den bestehenden Rechtsrahmen (die Datenschutzrichtlinie und die verschiedenen Gesetze der Mitgliedstaaten). Sie tritt am 25. Mai 2018 in Kraft.
Warum ist die EU-DSGVO wichtig?
GDPR fügt einige neue Anforderungen hinzu, wie Unternehmen die von ihnen verarbeiteten Daten von Einzelpersonen schützen sollten. Sie erhöht auch den Grad der Einhaltung, indem sie die Kontrollen erhöht und höhere Geldbußen für Verstöße verhängt. Wir verfolgen die Entwicklungen bei der EU-DSGVO und ergreifen die notwendigen Schritte, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Was sind Subdienstleister?
Subdienstleister sind Unternehmen, die wir beauftragt haben, bestimmte Daten für uns zu Verarbeiten. Darunter fallen auch personenbezogene Daten. Jeder Subdienstleister wurde von uns sorgfältig ausgewählt und erfüllt die Bedingungen der EU-DSGVO.
Wie gewähren Sie mir Zugriff auf meine persönlichen Daten? (DSR-Anfragen)
Wir haben vor, DSR-Anfragen (z.B. Löschen und Exportieren) zunächst manuell zu bearbeiten. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, können Sie Ihre persönlichen Daten einsehen, korrigieren oder verlangen, dass wir sie löschen, indem Sie uns unter datenschutz@swodoc.de kontaktieren.
Diese Anfrage kann personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, wie z.B. Ihrer Mitarbeiter oder Kunden, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben und die diese von Ihnen angefordert haben. Wir werden auf diese Anfragen innerhalb von 14 Tagen oder weniger antworten, was weit unter der GDPR-Anforderung von 30 Tagen liegt.
Wir sind für Sie da
Wir arbeiten mit unseren Kunden zusammen, um alle Fragen zu beantworten und alle Bedenken bezüglich des Schutzes ihrer persönlichen Daten und der Vorbereitung auf GDPR auszuräumen. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns unter datenschutz@swodoc.de zu kontaktieren.
Im Jahr 2016 verabschiedete die Europäische Kommission die neue Allgemeine Datenschutzverordnung (EU-DSGVO). Die EU-DSGVO bedeutet eine wesentliche Änderung der Datenschutzvorschriften in der EU und ersetzt den bestehenden Rechtsrahmen (die Datenschutzrichtlinie und die verschiedenen Gesetze der Mitgliedstaaten). Sie tritt am 25. Mai 2018 in Kraft.
Warum ist die EU-DSGVO wichtig?
GDPR fügt einige neue Anforderungen hinzu, wie Unternehmen die von ihnen verarbeiteten Daten von Einzelpersonen schützen sollten. Sie erhöht auch den Grad der Einhaltung, indem sie die Kontrollen erhöht und höhere Geldbußen für Verstöße verhängt. Wir verfolgen die Entwicklungen bei der EU-DSGVO und ergreifen die notwendigen Schritte, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Was sind Subdienstleister?
Subdienstleister sind Unternehmen, die wir beauftragt haben, bestimmte Daten für uns zu Verarbeiten. Darunter fallen auch personenbezogene Daten. Jeder Subdienstleister wurde von uns sorgfältig ausgewählt und erfüllt die Bedingungen der EU-DSGVO.
Wie gewähren Sie mir Zugriff auf meine persönlichen Daten? (DSR-Anfragen)
Wir haben vor, DSR-Anfragen (z.B. Löschen und Exportieren) zunächst manuell zu bearbeiten. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, können Sie Ihre persönlichen Daten einsehen, korrigieren oder verlangen, dass wir sie löschen, indem Sie uns unter datenschutz@swodoc.de kontaktieren.
Diese Anfrage kann personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, wie z.B. Ihrer Mitarbeiter oder Kunden, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben und die diese von Ihnen angefordert haben. Wir werden auf diese Anfragen innerhalb von 14 Tagen oder weniger antworten, was weit unter der GDPR-Anforderung von 30 Tagen liegt.
Wir sind für Sie da
Wir arbeiten mit unseren Kunden zusammen, um alle Fragen zu beantworten und alle Bedenken bezüglich des Schutzes ihrer persönlichen Daten und der Vorbereitung auf GDPR auszuräumen. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns unter datenschutz@swodoc.de zu kontaktieren.
Datenschutzerklärung
swodoc biete eine Platform für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen an.
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website.
Bitte lesen Sie diese Richtlinie sorgfältig durch, um zu verstehen, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.
Version 5. Aktualisiert: 05.06.2020
Verantwortlicher
swodoc UG (haftungsbeschränkt)
Feldstr. 5a
90596 Schwanstetten
Geschäftsführer: Dipl.Wirtsch-Inf. Florian Fiedler
Telefon: +49 151 / 40 60 4 777
Email: datenschutz@swodoc.de
Datenschutzbeauftragter
Florian Fiedler
datenschutz@swodoc.de
Zuständige Datenschutzbehörde
Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
https://www.lda.bayern.de
1. Grundsätzliche Angaben zur Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
1.1. Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot" oder „Website") auf. Die Datenschutzerklärung gilt unabhängig von den verwendeten Domains, Systemen, Plattformen und Geräten (z.B. Desktop oder Mobile) auf denen das Onlineangebot ausgeführt wird.
1.2. Die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten" oder deren „Verarbeitung" verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
1.3. Der Begriff „Nutzer" umfasst alle Kategorien von der Datenverarbeitung betroffener Personen. Zu ihnen gehören unsere Geschäftspartner, Kunden, Interessenten und sonstige Besucher unseres Onlineangebotes. Die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Nutzer" sind geschlechtsneutral zu verstehen.
1.4. Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Das bedeutet, die Daten der Nutzer werden nur bei Vorliegen einer gesetzlichen Erlaubnis verarbeitet. D.h., insbesondere wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen (z.B. Bearbeitung von Aufträgen) sowie Online-Services erforderlich, bzw. gesetzlich vorgeschrieben ist, eine Einwilligung der Nutzer vorliegt, als auch aufgrund unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb und Sicherheit unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, insbesondere bei der Reichweitenmessung, Erstellung von Profilen zu Werbe- und Marketingzwecken sowie Erhebung von Zugriffsdaten und Einsatz der Dienste von Drittanbietern.
1.5. Wir weisen darauf hin, dass die Rechtsgrundlage der Einwilligungen Art. 6 Abs. 1 lit. a. und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO ist.
2. Welche Informationen sammeln wir?
2.1 Informationen, die Sie uns bereitstellen: Wir erfassen personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese im Rahmen der Nutzung unserer Website oder unserer Dienstleistungen freiwillig zur Verfügung stellen. Wenn Sie sich beispielsweise für die Nutzung unserer Dienste registrieren, erfassen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort, Ihre Organisationsdaten und Ihre Rechnungsdaten. Wenn Sie eine Anfrage über unsere Website stellen oder uns auf andere Weise kontaktieren, speichern wir eine Kopie Ihrer Kommunikation mit uns.
2.2. Informationen, die wir sammeln, wenn Sie mit uns in einer Geschäftsbeziehung stehen: Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten, wenn Sie mit uns in Geschäftsbeziehung stehen – zum Beispiel als Kunde, Interessent, Verkäufer, Lieferant, Berater oder sonstiger Dritter. Zum Beispiel speichern wir Ihre geschäftlichen Kontaktinformationen und Kontoinformationen (falls vorhanden) und andere Mitteilungen, die Sie mit uns haben, um unsere Geschäftsbeziehungen mit Ihnen aufrechtzuerhalten.
2.3. Informationen, die wir automatisch sammeln: Wenn Sie unsere Website besuchen, erfassen wir zudem automatisch bestimmte technische Informationen, wie IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem, verweisende URLs, Ihre Nutzung unserer Website und andere Clickstream-Daten. Wir sammeln diese Informationen automatisch durch den Einsatz verschiedener Technologien, wie z.B. Cookies. Wir nutzen Cookies dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.
2.4. Personenbezogene Daten, die wir in unser Rolle als Datenverarbeiter erhalten: Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch im Auftrag unserer Kunden im Rahmen der Unterstützung unserer Produkte und Dienstleistungen. Wenn ein Kunde unsere Services abonniert, ist er derjenige, der kontrolliert, welche Inhaltsdaten auf unseren Systemen gesammelt und gespeichert werden. Zum Beispiel Namen, E-Mail Adressen und soziodemographische Merkmale (Alter, Geschlecht). In solchen Fällen sind wir Datenverarbeiter, die nach den Anweisungen unserer Kunden handeln. Bitte beachten Sie die Datenschutzrichtlinien unserer Kunden, um mehr darüber zu erfahren, wie sie mit diesen Informationen umgehen.
3. Für was verwenden wir die gesammelten Informationen?
Die gesammelten Informationen werden in einem der folgenden Arten verwendet:
4.1. Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
4.2. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server. Zusätzlich werden die Daten unserer Online-Plattform regelmäßig gesichert und verschiedene Tests durchgeführt, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
5. Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter
5.1. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO an wirtschaftlichem und effektivem Betrieb unseres Geschäftsbetriebes.
5.2. Sofern wir Subunternehmer einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.
5.3. Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung Inhalte, Werkzeuge oder sonstige Mittel von anderen Anbietern (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Drittanbieter") eingesetzt werden und deren genannter Sitz sich in einem Drittland befindet, ist davon auszugehen, dass ein Datentransfer in die Sitzstaaten der Drittanbieter stattfindet. Als Drittstaaten sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist, d.h. grundsätzlich Länder außerhalb der EU, bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt entweder, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau, eine Einwilligung der Nutzer oder sonst eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.
Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben die Verarbeitung und Erfassung personenbezogener Daten durch die einzelnen Elemente unserer Plattform und durch Drittanbieter
6. swodoc WebApp (app.swodoc.com)
6.1. Zum Betrieb der swodoc WebApp werden Nutzungsdaten (z.B. aufgerufene Seiten), Inhaltsdaten (erstellte Plattform Inhalte wie Umfragen, Checklisten, Formulare etc. sowie die Erfassten Antworten), Anmeldedaten (IP, E-Mail Adressen), Bestandsdaten (Namen, E-Mail Adressen, Firmennamen) gesammelt und verarbeitet. Die Daten sind nicht öffentlich einsehbar. Die Daten werden zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Serviceleistungen und aus berichtigtem Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO erfasst und verarbeitet.
6.2. Die Nutzungsdaten werden erst mit einem Nutzerprofil verknüpft, wenn sich der Nutzer bei unserer WebApp registriert hat. Die Nutzungsdaten werden automatisiert gesammelt und verarbeitet. Die Inhalts-, Anmelde-, Bestands- und Meta-Daten werden direkt vom Nutzer bei der Registrierung oder bei der Nutzung der WebApp eingegeben und von uns verarbeitet.
6.3. Firmen können im Rahmen der Nutzung der swodoc WebApp Bestandsdaten (z.B. E-Mail-Adressen und Name) ihrer Mitarbeiter übermitteln.
6.4 Da die mit swodoc erfassten Daten individuell vom Nutzer konfiguriert werden können obliegt es dem Nutzer (Admin) eine datenschutzkonforme Konfiguration der Datenerfassung vorzunehmen.
7. swodoc mobil App (iOS / Android)
7.1. Zum Betrieb der App werden Nutzungsdaten (z.B. aufgerufene Seiten), Inhaltsdaten (erstellte Plattform Inhalte wie Umfragen, Checklisten, Formulare etc.), Anmeldedaten (IP, E-Mail Adressen), Bestandsdaten (Namen, E-Mail Adressen, Firmennamen) gesammelt und verarbeitet. Die Daten werden zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Serviceleistungen und aus berichtigtem Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO erfasst und verarbeitet.
7.2. Die Nutzungsdaten werden erst mit einem Nutzerprofil verknüpft, wenn sich der Nutzer bei unserer WebApp registriert hat. Die Nutzungsdaten werden automatisiert gesammelt und verarbeitet. Die Inhalts-, Anmelde-, Bestands- und Meta-Daten werden direkt vom Nutzer bei der Registrierung oder bei der Nutzung der App eingegeben und von uns verarbeitet.
8. swodoc WebApp (öffentlich p.swodoc.com)
8.1 Die Platform p.swodoc.com wird aufgerufen, wenn eine Vorlage aus swodoc öffentlich geteilt wird.
8.1. Zum Betrieb der WebApp werden Nutzungsdaten (z.B. aufgerufene Seiten), Inhaltsdaten (erstellte Plattform Inhalte wie Umfragen, Checklisten, Formulare etc.), Anmeldedaten (IP, E-Mail Adressen), Bestandsdaten (Namen, E-Mail Adressen, Firmennamen) gesammelt und verarbeitet. Die Daten werden zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Serviceleistungen und aus berichtigtem Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO erfasst und verarbeitet.
8.2. Die Nutzungsdaten werden erst mit einem Nutzerprofil verknüpft, wenn sich der Nutzer bei unserem Portal registriert hat. Die Nutzungsdaten werden automatisiert gesammelt und verarbeitet. Die Inhalts-, Anmelde-, Bestands- und Meta-Daten werden direkt vom Nutzer bei der Registrierung oder bei der Nutzung der App eingegeben und von uns verarbeitet.
9. Die technische Infrastruktur unser online Dienste
9.1. Unsere Infrastruktur (Server, Datenspeicherung, Kommunikation) wir durch die Drittanbieter (DigitalOcean und Amazon WebServices AWS) bereitgestellt. DigitalOcean und AWS sind weltweit agierende Unternehmen mit hohen Datenschutzstandards. Mehr dazu ist dem Verfahrensverzeichnis zu entnehmen.
9.2. Mit DigitalOcean und AWS hat swodoc Verträge mit sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen, in denen sich DigitalOcean und AWS zur Verarbeitung der Nutzerdaten nur entsprechend unseren Weisungen und zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichten. DigitalOcean und AWS sind ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.
10. E-Mail-Versand
10.1. Der E-Mail-Versand von Transaction-E-Mail (Benachrichtigungen und Ereignismeldungen) wird über den Drittanbieter Sendgrid durchgeführt. Zum Versenden der einzelnen E-Mail wie z.B. Benachrichtigungen, übermittelt swodoc Sendgrid Inhalte der Nachrichten, E-Mail Adressen und Namen.
10.2. Mit Sendgrid hat swodoc Verträge mit sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen, in denen sich Sendgrid zur Verarbeitung der Nutzerdaten nur entsprechend der Weisungen von swodoc und zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichten. Sendgrid ist ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.
11. Kontaktaufnahme
11.1. Bei der Kontaktaufnahme mit swodoc (per Kontaktformular oder E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.
11.2. Die Angaben der Nutzer können einem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden
12. Slack
12.1. Wir verwenden das Kommunikations-Tool Slack für die interne Kommunikation. Aus diesem Grund können Personenbezogene Daten von Kunden, Nutzern, Mitarbeitern oder Vertragspartnern an Slack Technologies Limited übertragen werden. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten via Slack findet auf Grundlage berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO statt.
12.2. Wir haben mit der Slack Technologies Limited einen Datenverarbeitungsvertrag geschlossen, indem sich Slack zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichtet. Slack Technologies Limited ist ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnMBAA0&status=Active
13. Fehlerbehandlung mit Sentry
13.1. Wir verwenden Sentry um Fehlermeldungen unserer online Plattform zu sammeln. Dabei werde Nutzungsdaten (aufgerufene URL, Zustand der online Plattform) und technische Daten (Browser-Informationen, IP) erhoben und verarbeitet.
13.2. Wir erheben diese Daten auf Grundlage berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, um unser Systeme stetig zu verbessern und um Sicherheitslücken vorzubeugen.
13.3. Wir haben mit der Functional Software Inc. (Sentry) einen Datenverarbeitungsvertrag geschlossen, indem sich Sentry zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichtet. Sentry ist ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNDzAAO&status=Active
14. Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles
14.1. swodoc erhebt auf Grundlage berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.
14.2. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal sieben Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
15. Cookies & Reichweitenmessung
15.1. Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder Webservern Dritter an die Web-Browser der Nutzer übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Bei Cookies kann es sich um kleine Dateien oder sonstige Arten der Informationsspeicherung handeln.
15.2. Über den Einsatz von Cookies im Rahmen pseudonymer Reichweitenmessung werden die Nutzer im Rahmen dieser Datenschutzerklärung informiert.
15.3. Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.
15.4. Sie können dem Einsatz von Cookies, die der Reichweitenmessung und Werbezwecken dienen, über die Deaktivierungsseite der Netzwerkwerbeinitiative (http://optout.networkadvertising.org/) und zusätzlich die US-amerikanische Webseite (http://www.aboutads.info/choices) oder die europäische Webseite (http://www.youronlinechoices.com/uk/your-ad-choices/) widersprechen.
16. Google Analytics
16.1. Wir setzen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google") ein. Google verwendet Cookies. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Benutzung des Onlineangebotes durch die Nutzer werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
16.2. Google ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active).
16.3. Google wird diese Informationen in unserem Auftrag benutzen, um die Nutzung unseres Onlineangebotes durch die Nutzer auszuwerten, um Reports über die Aktivitäten innerhalb dieses Onlineangebotes zusammenzustellen und um weitere, mit der Nutzung dieses Onlineangebotes und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen, uns gegenüber zu erbringen. Dabei können aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellt werden.
16.4. Wir setzen Google Analytics ein, um die durch innerhalb von Werbediensten Googles und seiner Partner geschalteten Anzeigen, nur solchen Nutzern anzuzeigen, die auch ein Interesse an unserem Onlineangebot gezeigt haben oder die bestimmte Merkmale (z.B. Interessen an bestimmten Themen oder Produkten, die anhand der besuchten Webseiten bestimmt werden) aufweisen, die wir an Google übermitteln (sog. „Remarketing-", bzw. „Google-Analytics-Audiences"). Mit Hilfe der Remarketing Audiences möchten wir auch sicherstellen, dass unsere Anzeigen dem potentiellen Interesse der Nutzer entsprechen und nicht belästigend wirken.
16.5. Wir setzen Google Analytics nur mit aktivierter IP-Anonymisierung ein. Das bedeutet, die IP-Adresse der Nutzer wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.
16.6. Die von dem Browser des Nutzers übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die Nutzer können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung ihrer Browser-Software verhindern; die Nutzer können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf ihre Nutzung des Onlineangebotes bezogenen Daten an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter folgendem Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.
16.7. Weitere Informationen zur Datennutzung durch Google, Einstellungs- und Widerspruchsmöglichkeiten erfahren Sie auf den Webseiten von Google: https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/partners („Datennutzung durch Google bei Ihrer Nutzung von Websites oder Apps unserer Partner"), http://www.google.com/policies/technologies/ads („Datennutzung zu Werbezwecken"), http://www.google.de/settings/ads („Informationen verwalten, die Google verwendet, um Ihnen Werbung einzublenden").
17. Google-Re/Marketing-Services
17.1. Wir nutzen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) die Marketing- und Remarketing-Dienste (kurz „Google-Marketing-Services") der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, („Google").
17.2. Google ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active).
17.3. Die Google-Marketing-Services erlauben uns Werbeanzeigen für und auf unserer Website gezielter anzuzeigen, um Nutzern nur Anzeigen zu präsentieren, die potentiell deren Interessen entsprechen. Falls einem Nutzer z.B. Anzeigen für Produkte angezeigt werden, für die er sich auf anderen Webseiten interessiert hat, spricht man hierbei vom „Remarketing". Zu diesen Zwecken wird bei Aufruf unserer und anderer Webseiten, auf denen Google-Marketing-Services aktiv sind, unmittelbar durch Google ein Code von Google ausgeführt und es werden sog. (Re)marketing-Tags (unsichtbare Grafiken oder Code, auch als "Web Beacons" bezeichnet) in die Webseite eingebunden. Mit deren Hilfe wird auf dem Gerät der Nutzer ein individuelles Cookie, d.h. eine kleine Datei abgespeichert (statt Cookies können auch vergleichbare Technologien verwendet werden). Die Cookies können von verschiedenen Domains gesetzt werden, unter anderem von google.com, doubleclick.net, invitemedia.com, admeld.com, googlesyndication.com oder googleadservices.com. In dieser Datei wird vermerkt, welche Webseiten der Nutzer aufgesucht, für welche Inhalte er sich interessiert und welche Angebote er geklickt hat, ferner technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung des Onlineangebotes. Es wird ebenfalls die IP-Adresse der Nutzer erfasst, wobei wir im Rahmen von Google-Analytics mitteilen, dass die IP-Adresse innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt und nur in Ausnahmefällen ganz an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt wird. Die IP-Adresse wird nicht mit Daten des Nutzers innerhalb von anderen Angeboten von Google zusammengeführt. Die vorstehend genannten Informationen können seitens Google auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden. Wenn der Nutzer anschließend andere Webseiten besucht, können ihm entsprechend seiner Interessen die auf ihn abgestimmten Anzeigen angezeigt werden.
17.4. Die Daten der Nutzer werden im Rahmen der Google-Marketing-Services pseudonym verarbeitet. D.h. Google speichert und verarbeitet z.B. nicht den Namen oder E-Mailadresse der Nutzer, sondern verarbeitet die relevanten Daten Cookie-bezogen innerhalb pseudonymer Nutzer-Profile. D.h. aus der Sicht von Google werden die Anzeigen nicht für eine konkret identifizierte Person verwaltet und angezeigt, sondern für den Cookie-Inhaber, unabhängig davon wer dieser Cookie-Inhaber ist. Dies gilt nicht, wenn ein Nutzer Google ausdrücklich erlaubt hat, die Daten ohne diese Pseudonymisierung zu verarbeiten. Die von Google-Marketing-Services über die Nutzer gesammelten Informationen werden an Google übermittelt und auf Googles Servern in den USA gespeichert.
17.5. Zu den von uns eingesetzten Google-Marketing-Services gehört u.a. das Online-Werbeprogramm „Google AdWords". Im Fall von Google AdWords, erhält jeder AdWords-Kunde ein anderes „Conversion-Cookie". Cookies können somit nicht über die Websites von AdWords-Kunden nachverfolgt werden. Die mit Hilfe des Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für AdWords-Kunden zu erstellen, die sich für Conversion-Tracking entschieden haben. Die AdWords-Kunden erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf ihre Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Sie erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen.
17.6. Wir können auf Grundlage des Google-Marketing-Services "DoubleClick" Werbeanzeigen Dritter einbinden. DoubleClick verwendet Cookies, mit denen Google und seinen Partner-Websites, die Schaltung von Anzeigen auf Basis der Besuche von Nutzern auf dieser Website bzw. anderen Websites im Internet ermöglicht wird.
17.7. Wir können auf Grundlage des Google-Marketing-Services „AdSense" Werbeanzeigen Dritter einbinden. AdSense verwendet Cookies, mit denen Google und seinen Partner-Websites, die Schaltung von Anzeigen auf Basis der Besuche von Nutzern auf dieser Website bzw. anderen Websites im Internet ermöglicht wird.
17.8. Ebenfalls können wir den Dienst „Google Optimizer" einsetzen. Google Optimizer erlaubt uns im Rahmen so genannten "A/B-Testings" nachzuvollziehen, wie sich verschiedene Änderungen einer Website auswirken (z.B. Veränderungen der Eingabefelder, des Designs, etc.). Für diese Testzwecke werden Cookies auf den Geräten der Nutzer abgelegt. Dabei werden nur pseudonyme Daten der Nutzer verarbeitet.
17.9. Ferner können wir den "Google Tag Manager" einsetzen, um die Google Analyse- und Marketing-Dienste in unsere Website einzubinden und zu verwalten.
17.10. Weitere Informationen zur Datennutzung zu Marketingzwecken durch Google, erfahren Sie auf der Übersichtsseite: https://www.google.com/policies/technologies/ads, die Datenschutzerklärung von Google ist unter https://www.google.com/policies/privacy abrufbar.
17.11. Wenn Sie der interessensbezogenen Werbung durch Google-Marketing-Services widersprechen möchten, können Sie die von Google gestellten Einstellungs- und Opt-Out-Möglichkeiten nutzen: http://www.google.com/ads/preferences.
18. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter
18.1. Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um deren Inhalte und Services, wie z.B. Videos oder Schriftarten einzubinden (nachfolgend einheitlich bezeichnet als "Inhalte"). Dies setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte, die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner so genannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als "Web Beacons" bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die "Pixel-Tags" können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den Seiten dieser Website ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten, als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden können.
18.2. Die nachfolgende Darstellung bietet eine Übersicht von Drittanbietern sowie ihrer Inhalte, nebst Links zu deren Datenschutzerklärungen, welche weitere Hinweise zur Verarbeitung von Daten und, z.T. bereits hier genannt, Widerspruchsmöglichkeiten (sog. Opt-Out) enthalten:
19.1. Nutzer haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die personenbezogenen Daten, die von uns über sie gespeichert wurden.
19.2. Zusätzlich haben die Nutzer das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten, sofern zutreffend, Ihre Rechte auf Datenportabilität geltend zu machen und im Fall der Annahme einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
19.3. Ebenso können Nutzer Einwilligungen, grundsätzlich mit Auswirkung für die Zukunft, widerrufen.
20. Löschung von Daten
20.1. Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten der Nutzer nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten der Nutzer, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
20.2. Nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).
21. Widerspruchsrecht
Nutzer können der künftigen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.
22. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer. Die Nutzer werden gebeten sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.
23. Liste alle Subdienstleister von swodoc
Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Subdienstleistern zusammen. Eine umfassende Liste können Sie unter https://www.swodoc.de/datenschutz abrufen.
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website.
Bitte lesen Sie diese Richtlinie sorgfältig durch, um zu verstehen, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.
Version 5. Aktualisiert: 05.06.2020
Verantwortlicher
swodoc UG (haftungsbeschränkt)
Feldstr. 5a
90596 Schwanstetten
Geschäftsführer: Dipl.Wirtsch-Inf. Florian Fiedler
Telefon: +49 151 / 40 60 4 777
Email: datenschutz@swodoc.de
Datenschutzbeauftragter
Florian Fiedler
datenschutz@swodoc.de
Zuständige Datenschutzbehörde
Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
https://www.lda.bayern.de
1. Grundsätzliche Angaben zur Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
1.1. Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot" oder „Website") auf. Die Datenschutzerklärung gilt unabhängig von den verwendeten Domains, Systemen, Plattformen und Geräten (z.B. Desktop oder Mobile) auf denen das Onlineangebot ausgeführt wird.
1.2. Die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten" oder deren „Verarbeitung" verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
1.3. Der Begriff „Nutzer" umfasst alle Kategorien von der Datenverarbeitung betroffener Personen. Zu ihnen gehören unsere Geschäftspartner, Kunden, Interessenten und sonstige Besucher unseres Onlineangebotes. Die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Nutzer" sind geschlechtsneutral zu verstehen.
1.4. Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Das bedeutet, die Daten der Nutzer werden nur bei Vorliegen einer gesetzlichen Erlaubnis verarbeitet. D.h., insbesondere wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen (z.B. Bearbeitung von Aufträgen) sowie Online-Services erforderlich, bzw. gesetzlich vorgeschrieben ist, eine Einwilligung der Nutzer vorliegt, als auch aufgrund unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb und Sicherheit unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, insbesondere bei der Reichweitenmessung, Erstellung von Profilen zu Werbe- und Marketingzwecken sowie Erhebung von Zugriffsdaten und Einsatz der Dienste von Drittanbietern.
1.5. Wir weisen darauf hin, dass die Rechtsgrundlage der Einwilligungen Art. 6 Abs. 1 lit. a. und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO ist.
2. Welche Informationen sammeln wir?
2.1 Informationen, die Sie uns bereitstellen: Wir erfassen personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese im Rahmen der Nutzung unserer Website oder unserer Dienstleistungen freiwillig zur Verfügung stellen. Wenn Sie sich beispielsweise für die Nutzung unserer Dienste registrieren, erfassen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort, Ihre Organisationsdaten und Ihre Rechnungsdaten. Wenn Sie eine Anfrage über unsere Website stellen oder uns auf andere Weise kontaktieren, speichern wir eine Kopie Ihrer Kommunikation mit uns.
2.2. Informationen, die wir sammeln, wenn Sie mit uns in einer Geschäftsbeziehung stehen: Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten, wenn Sie mit uns in Geschäftsbeziehung stehen – zum Beispiel als Kunde, Interessent, Verkäufer, Lieferant, Berater oder sonstiger Dritter. Zum Beispiel speichern wir Ihre geschäftlichen Kontaktinformationen und Kontoinformationen (falls vorhanden) und andere Mitteilungen, die Sie mit uns haben, um unsere Geschäftsbeziehungen mit Ihnen aufrechtzuerhalten.
2.3. Informationen, die wir automatisch sammeln: Wenn Sie unsere Website besuchen, erfassen wir zudem automatisch bestimmte technische Informationen, wie IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem, verweisende URLs, Ihre Nutzung unserer Website und andere Clickstream-Daten. Wir sammeln diese Informationen automatisch durch den Einsatz verschiedener Technologien, wie z.B. Cookies. Wir nutzen Cookies dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.
2.4. Personenbezogene Daten, die wir in unser Rolle als Datenverarbeiter erhalten: Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch im Auftrag unserer Kunden im Rahmen der Unterstützung unserer Produkte und Dienstleistungen. Wenn ein Kunde unsere Services abonniert, ist er derjenige, der kontrolliert, welche Inhaltsdaten auf unseren Systemen gesammelt und gespeichert werden. Zum Beispiel Namen, E-Mail Adressen und soziodemographische Merkmale (Alter, Geschlecht). In solchen Fällen sind wir Datenverarbeiter, die nach den Anweisungen unserer Kunden handeln. Bitte beachten Sie die Datenschutzrichtlinien unserer Kunden, um mehr darüber zu erfahren, wie sie mit diesen Informationen umgehen.
3. Für was verwenden wir die gesammelten Informationen?
Die gesammelten Informationen werden in einem der folgenden Arten verwendet:
- Zur Bearbeitung Ihrer Anfragen und Wünsche
- Um Datensätze über jedes Online-Konto, das Sie bei uns registrieren, zu erstellen und zu verwalten.
- Um Ihnen Informationen und Zugang zu Ressourcen, die Sie von uns angefordert haben, zur Verfügung zu stellen.
- Technische Unterstützung (Ihre Informationen helfen uns, besser auf Ihre individuellen Bedürfnisse einzugehen)
- Um unsere Website zu verbessern (wir bemühen uns ständig, unsere Website-Angebote auf der Grundlage der von Ihnen erhaltenen Informationen und Rückmeldungen zu verbessern), einschließlich der Verbesserung der Navigation und des Inhalts unserer Websites.
- Für Website- und Systemadministration und -sicherheit
- Für allgemeine Geschäftszwecke, einschließlich zur Verbesserung des Kundendienstes (Ihre Informationen helfen uns, besser auf Ihre Kundendienstanfragen und Supportbedürfnisse zu reagieren), zur Verbesserung des Inhalts und der Funktionalität unserer Dienste, zum besseren Verständnis unserer Benutzer, zum Schutz vor Fehlverhalten, zur Durchsetzung unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen und zur allgemeinen Verwaltung unserer Geschäfte.
- Abwicklung von Transaktionen und Erbringung von Dienstleistungen für unsere Kunden und Endanwender
- Für Rekrutierungszwecke, bei denen Sie sich für eine Stelle bei uns bewerben.
- Um einen Gewinnspiel, eine Promotion, eine Umfrage oder andere Website-Features zu verwalten
- Verbesserung der Werbekampagnen, vor allem in dem Bestreben, das Targeting von Impressionen über Drittkanäle zu verhindern, wenn diese nicht relevant sind.
- Um regelmäßig E-Mails zu versenden. Wenn es Ihren Marketingpräferenzen entspricht, versenden wir gelegentlich Marketing-E-Mails über unsere Produkte und Dienstleistungen, die Sie jederzeit über den in der Nachricht angegebenen Link abbestellen können.
4.1. Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.
4.2. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server. Zusätzlich werden die Daten unserer Online-Plattform regelmäßig gesichert und verschiedene Tests durchgeführt, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
5. Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter
5.1. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO an wirtschaftlichem und effektivem Betrieb unseres Geschäftsbetriebes.
5.2. Sofern wir Subunternehmer einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.
5.3. Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung Inhalte, Werkzeuge oder sonstige Mittel von anderen Anbietern (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Drittanbieter") eingesetzt werden und deren genannter Sitz sich in einem Drittland befindet, ist davon auszugehen, dass ein Datentransfer in die Sitzstaaten der Drittanbieter stattfindet. Als Drittstaaten sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist, d.h. grundsätzlich Länder außerhalb der EU, bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt entweder, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau, eine Einwilligung der Nutzer oder sonst eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.
Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben die Verarbeitung und Erfassung personenbezogener Daten durch die einzelnen Elemente unserer Plattform und durch Drittanbieter
6. swodoc WebApp (app.swodoc.com)
6.1. Zum Betrieb der swodoc WebApp werden Nutzungsdaten (z.B. aufgerufene Seiten), Inhaltsdaten (erstellte Plattform Inhalte wie Umfragen, Checklisten, Formulare etc. sowie die Erfassten Antworten), Anmeldedaten (IP, E-Mail Adressen), Bestandsdaten (Namen, E-Mail Adressen, Firmennamen) gesammelt und verarbeitet. Die Daten sind nicht öffentlich einsehbar. Die Daten werden zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Serviceleistungen und aus berichtigtem Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO erfasst und verarbeitet.
6.2. Die Nutzungsdaten werden erst mit einem Nutzerprofil verknüpft, wenn sich der Nutzer bei unserer WebApp registriert hat. Die Nutzungsdaten werden automatisiert gesammelt und verarbeitet. Die Inhalts-, Anmelde-, Bestands- und Meta-Daten werden direkt vom Nutzer bei der Registrierung oder bei der Nutzung der WebApp eingegeben und von uns verarbeitet.
6.3. Firmen können im Rahmen der Nutzung der swodoc WebApp Bestandsdaten (z.B. E-Mail-Adressen und Name) ihrer Mitarbeiter übermitteln.
6.4 Da die mit swodoc erfassten Daten individuell vom Nutzer konfiguriert werden können obliegt es dem Nutzer (Admin) eine datenschutzkonforme Konfiguration der Datenerfassung vorzunehmen.
7. swodoc mobil App (iOS / Android)
7.1. Zum Betrieb der App werden Nutzungsdaten (z.B. aufgerufene Seiten), Inhaltsdaten (erstellte Plattform Inhalte wie Umfragen, Checklisten, Formulare etc.), Anmeldedaten (IP, E-Mail Adressen), Bestandsdaten (Namen, E-Mail Adressen, Firmennamen) gesammelt und verarbeitet. Die Daten werden zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Serviceleistungen und aus berichtigtem Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO erfasst und verarbeitet.
7.2. Die Nutzungsdaten werden erst mit einem Nutzerprofil verknüpft, wenn sich der Nutzer bei unserer WebApp registriert hat. Die Nutzungsdaten werden automatisiert gesammelt und verarbeitet. Die Inhalts-, Anmelde-, Bestands- und Meta-Daten werden direkt vom Nutzer bei der Registrierung oder bei der Nutzung der App eingegeben und von uns verarbeitet.
8. swodoc WebApp (öffentlich p.swodoc.com)
8.1 Die Platform p.swodoc.com wird aufgerufen, wenn eine Vorlage aus swodoc öffentlich geteilt wird.
8.1. Zum Betrieb der WebApp werden Nutzungsdaten (z.B. aufgerufene Seiten), Inhaltsdaten (erstellte Plattform Inhalte wie Umfragen, Checklisten, Formulare etc.), Anmeldedaten (IP, E-Mail Adressen), Bestandsdaten (Namen, E-Mail Adressen, Firmennamen) gesammelt und verarbeitet. Die Daten werden zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Serviceleistungen und aus berichtigtem Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO erfasst und verarbeitet.
8.2. Die Nutzungsdaten werden erst mit einem Nutzerprofil verknüpft, wenn sich der Nutzer bei unserem Portal registriert hat. Die Nutzungsdaten werden automatisiert gesammelt und verarbeitet. Die Inhalts-, Anmelde-, Bestands- und Meta-Daten werden direkt vom Nutzer bei der Registrierung oder bei der Nutzung der App eingegeben und von uns verarbeitet.
9. Die technische Infrastruktur unser online Dienste
9.1. Unsere Infrastruktur (Server, Datenspeicherung, Kommunikation) wir durch die Drittanbieter (DigitalOcean und Amazon WebServices AWS) bereitgestellt. DigitalOcean und AWS sind weltweit agierende Unternehmen mit hohen Datenschutzstandards. Mehr dazu ist dem Verfahrensverzeichnis zu entnehmen.
9.2. Mit DigitalOcean und AWS hat swodoc Verträge mit sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen, in denen sich DigitalOcean und AWS zur Verarbeitung der Nutzerdaten nur entsprechend unseren Weisungen und zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichten. DigitalOcean und AWS sind ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.
10. E-Mail-Versand
10.1. Der E-Mail-Versand von Transaction-E-Mail (Benachrichtigungen und Ereignismeldungen) wird über den Drittanbieter Sendgrid durchgeführt. Zum Versenden der einzelnen E-Mail wie z.B. Benachrichtigungen, übermittelt swodoc Sendgrid Inhalte der Nachrichten, E-Mail Adressen und Namen.
10.2. Mit Sendgrid hat swodoc Verträge mit sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen, in denen sich Sendgrid zur Verarbeitung der Nutzerdaten nur entsprechend der Weisungen von swodoc und zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichten. Sendgrid ist ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.
11. Kontaktaufnahme
11.1. Bei der Kontaktaufnahme mit swodoc (per Kontaktformular oder E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.
11.2. Die Angaben der Nutzer können einem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden
12. Slack
12.1. Wir verwenden das Kommunikations-Tool Slack für die interne Kommunikation. Aus diesem Grund können Personenbezogene Daten von Kunden, Nutzern, Mitarbeitern oder Vertragspartnern an Slack Technologies Limited übertragen werden. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten via Slack findet auf Grundlage berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO statt.
12.2. Wir haben mit der Slack Technologies Limited einen Datenverarbeitungsvertrag geschlossen, indem sich Slack zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichtet. Slack Technologies Limited ist ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnMBAA0&status=Active
13. Fehlerbehandlung mit Sentry
13.1. Wir verwenden Sentry um Fehlermeldungen unserer online Plattform zu sammeln. Dabei werde Nutzungsdaten (aufgerufene URL, Zustand der online Plattform) und technische Daten (Browser-Informationen, IP) erhoben und verarbeitet.
13.2. Wir erheben diese Daten auf Grundlage berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, um unser Systeme stetig zu verbessern und um Sicherheitslücken vorzubeugen.
13.3. Wir haben mit der Functional Software Inc. (Sentry) einen Datenverarbeitungsvertrag geschlossen, indem sich Sentry zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichtet. Sentry ist ferner unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine zusätzliche Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNDzAAO&status=Active
14. Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles
14.1. swodoc erhebt auf Grundlage berechtigter Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.
14.2. Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die Dauer von maximal sieben Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
15. Cookies & Reichweitenmessung
15.1. Cookies sind Informationen, die von unserem Webserver oder Webservern Dritter an die Web-Browser der Nutzer übertragen und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden. Bei Cookies kann es sich um kleine Dateien oder sonstige Arten der Informationsspeicherung handeln.
15.2. Über den Einsatz von Cookies im Rahmen pseudonymer Reichweitenmessung werden die Nutzer im Rahmen dieser Datenschutzerklärung informiert.
15.3. Falls die Nutzer nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Rechner gespeichert werden, werden sie gebeten die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.
15.4. Sie können dem Einsatz von Cookies, die der Reichweitenmessung und Werbezwecken dienen, über die Deaktivierungsseite der Netzwerkwerbeinitiative (http://optout.networkadvertising.org/) und zusätzlich die US-amerikanische Webseite (http://www.aboutads.info/choices) oder die europäische Webseite (http://www.youronlinechoices.com/uk/your-ad-choices/) widersprechen.
16. Google Analytics
16.1. Wir setzen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google") ein. Google verwendet Cookies. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Benutzung des Onlineangebotes durch die Nutzer werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
16.2. Google ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active).
16.3. Google wird diese Informationen in unserem Auftrag benutzen, um die Nutzung unseres Onlineangebotes durch die Nutzer auszuwerten, um Reports über die Aktivitäten innerhalb dieses Onlineangebotes zusammenzustellen und um weitere, mit der Nutzung dieses Onlineangebotes und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen, uns gegenüber zu erbringen. Dabei können aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellt werden.
16.4. Wir setzen Google Analytics ein, um die durch innerhalb von Werbediensten Googles und seiner Partner geschalteten Anzeigen, nur solchen Nutzern anzuzeigen, die auch ein Interesse an unserem Onlineangebot gezeigt haben oder die bestimmte Merkmale (z.B. Interessen an bestimmten Themen oder Produkten, die anhand der besuchten Webseiten bestimmt werden) aufweisen, die wir an Google übermitteln (sog. „Remarketing-", bzw. „Google-Analytics-Audiences"). Mit Hilfe der Remarketing Audiences möchten wir auch sicherstellen, dass unsere Anzeigen dem potentiellen Interesse der Nutzer entsprechen und nicht belästigend wirken.
16.5. Wir setzen Google Analytics nur mit aktivierter IP-Anonymisierung ein. Das bedeutet, die IP-Adresse der Nutzer wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.
16.6. Die von dem Browser des Nutzers übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die Nutzer können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung ihrer Browser-Software verhindern; die Nutzer können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf ihre Nutzung des Onlineangebotes bezogenen Daten an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter folgendem Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.
16.7. Weitere Informationen zur Datennutzung durch Google, Einstellungs- und Widerspruchsmöglichkeiten erfahren Sie auf den Webseiten von Google: https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/partners („Datennutzung durch Google bei Ihrer Nutzung von Websites oder Apps unserer Partner"), http://www.google.com/policies/technologies/ads („Datennutzung zu Werbezwecken"), http://www.google.de/settings/ads („Informationen verwalten, die Google verwendet, um Ihnen Werbung einzublenden").
17. Google-Re/Marketing-Services
17.1. Wir nutzen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) die Marketing- und Remarketing-Dienste (kurz „Google-Marketing-Services") der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, („Google").
17.2. Google ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine Garantie, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active).
17.3. Die Google-Marketing-Services erlauben uns Werbeanzeigen für und auf unserer Website gezielter anzuzeigen, um Nutzern nur Anzeigen zu präsentieren, die potentiell deren Interessen entsprechen. Falls einem Nutzer z.B. Anzeigen für Produkte angezeigt werden, für die er sich auf anderen Webseiten interessiert hat, spricht man hierbei vom „Remarketing". Zu diesen Zwecken wird bei Aufruf unserer und anderer Webseiten, auf denen Google-Marketing-Services aktiv sind, unmittelbar durch Google ein Code von Google ausgeführt und es werden sog. (Re)marketing-Tags (unsichtbare Grafiken oder Code, auch als "Web Beacons" bezeichnet) in die Webseite eingebunden. Mit deren Hilfe wird auf dem Gerät der Nutzer ein individuelles Cookie, d.h. eine kleine Datei abgespeichert (statt Cookies können auch vergleichbare Technologien verwendet werden). Die Cookies können von verschiedenen Domains gesetzt werden, unter anderem von google.com, doubleclick.net, invitemedia.com, admeld.com, googlesyndication.com oder googleadservices.com. In dieser Datei wird vermerkt, welche Webseiten der Nutzer aufgesucht, für welche Inhalte er sich interessiert und welche Angebote er geklickt hat, ferner technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung des Onlineangebotes. Es wird ebenfalls die IP-Adresse der Nutzer erfasst, wobei wir im Rahmen von Google-Analytics mitteilen, dass die IP-Adresse innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt und nur in Ausnahmefällen ganz an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt wird. Die IP-Adresse wird nicht mit Daten des Nutzers innerhalb von anderen Angeboten von Google zusammengeführt. Die vorstehend genannten Informationen können seitens Google auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden. Wenn der Nutzer anschließend andere Webseiten besucht, können ihm entsprechend seiner Interessen die auf ihn abgestimmten Anzeigen angezeigt werden.
17.4. Die Daten der Nutzer werden im Rahmen der Google-Marketing-Services pseudonym verarbeitet. D.h. Google speichert und verarbeitet z.B. nicht den Namen oder E-Mailadresse der Nutzer, sondern verarbeitet die relevanten Daten Cookie-bezogen innerhalb pseudonymer Nutzer-Profile. D.h. aus der Sicht von Google werden die Anzeigen nicht für eine konkret identifizierte Person verwaltet und angezeigt, sondern für den Cookie-Inhaber, unabhängig davon wer dieser Cookie-Inhaber ist. Dies gilt nicht, wenn ein Nutzer Google ausdrücklich erlaubt hat, die Daten ohne diese Pseudonymisierung zu verarbeiten. Die von Google-Marketing-Services über die Nutzer gesammelten Informationen werden an Google übermittelt und auf Googles Servern in den USA gespeichert.
17.5. Zu den von uns eingesetzten Google-Marketing-Services gehört u.a. das Online-Werbeprogramm „Google AdWords". Im Fall von Google AdWords, erhält jeder AdWords-Kunde ein anderes „Conversion-Cookie". Cookies können somit nicht über die Websites von AdWords-Kunden nachverfolgt werden. Die mit Hilfe des Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für AdWords-Kunden zu erstellen, die sich für Conversion-Tracking entschieden haben. Die AdWords-Kunden erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf ihre Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Sie erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen.
17.6. Wir können auf Grundlage des Google-Marketing-Services "DoubleClick" Werbeanzeigen Dritter einbinden. DoubleClick verwendet Cookies, mit denen Google und seinen Partner-Websites, die Schaltung von Anzeigen auf Basis der Besuche von Nutzern auf dieser Website bzw. anderen Websites im Internet ermöglicht wird.
17.7. Wir können auf Grundlage des Google-Marketing-Services „AdSense" Werbeanzeigen Dritter einbinden. AdSense verwendet Cookies, mit denen Google und seinen Partner-Websites, die Schaltung von Anzeigen auf Basis der Besuche von Nutzern auf dieser Website bzw. anderen Websites im Internet ermöglicht wird.
17.8. Ebenfalls können wir den Dienst „Google Optimizer" einsetzen. Google Optimizer erlaubt uns im Rahmen so genannten "A/B-Testings" nachzuvollziehen, wie sich verschiedene Änderungen einer Website auswirken (z.B. Veränderungen der Eingabefelder, des Designs, etc.). Für diese Testzwecke werden Cookies auf den Geräten der Nutzer abgelegt. Dabei werden nur pseudonyme Daten der Nutzer verarbeitet.
17.9. Ferner können wir den "Google Tag Manager" einsetzen, um die Google Analyse- und Marketing-Dienste in unsere Website einzubinden und zu verwalten.
17.10. Weitere Informationen zur Datennutzung zu Marketingzwecken durch Google, erfahren Sie auf der Übersichtsseite: https://www.google.com/policies/technologies/ads, die Datenschutzerklärung von Google ist unter https://www.google.com/policies/privacy abrufbar.
17.11. Wenn Sie der interessensbezogenen Werbung durch Google-Marketing-Services widersprechen möchten, können Sie die von Google gestellten Einstellungs- und Opt-Out-Möglichkeiten nutzen: http://www.google.com/ads/preferences.
18. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter
18.1. Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um deren Inhalte und Services, wie z.B. Videos oder Schriftarten einzubinden (nachfolgend einheitlich bezeichnet als "Inhalte"). Dies setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte, die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner so genannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als "Web Beacons" bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die "Pixel-Tags" können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den Seiten dieser Website ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten, als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden können.
18.2. Die nachfolgende Darstellung bietet eine Übersicht von Drittanbietern sowie ihrer Inhalte, nebst Links zu deren Datenschutzerklärungen, welche weitere Hinweise zur Verarbeitung von Daten und, z.T. bereits hier genannt, Widerspruchsmöglichkeiten (sog. Opt-Out) enthalten:
- Falls unsere Kunden die Zahlungsdienste Dritter (z.B. Stripe, PayPal oder Sofortüberweisung) nutzen, gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenschutzhinweise der jeweiligen Drittanbieter, welche innerhalb der jeweiligen Webseiten, bzw. Transaktionsapplikationen abrufbar sind.
- Externe Schriftarten von Google, Inc., https://www.google.com/fonts („Google Fonts"). Die Einbindung der Google Fonts erfolgt durch einen Serveraufruf bei Google (in der Regel in den USA). Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/, Opt-Out: https://www.google.com/settings/ads/.
- Landkarten des Dienstes „Google Maps" des Drittanbieters Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, gestellt. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/ Opt-Out: https://www.google.com/settings/ads/.
- Videos der Plattform "YouTube" des Drittanbieters Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy/ Opt-Out: https://www.google.com/settings/ads/.
- Externer Code des JavaScript-Frameworks "polyfill.io" bereitgestellt durch The Financial Times Limited (polyfill.io). Dieser Dienst zur besseren Unterstützung veralteter Browser durch sogenannte Polyfills.
19.1. Nutzer haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die personenbezogenen Daten, die von uns über sie gespeichert wurden.
19.2. Zusätzlich haben die Nutzer das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten, sofern zutreffend, Ihre Rechte auf Datenportabilität geltend zu machen und im Fall der Annahme einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
19.3. Ebenso können Nutzer Einwilligungen, grundsätzlich mit Auswirkung für die Zukunft, widerrufen.
20. Löschung von Daten
20.1. Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten der Nutzer nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten der Nutzer, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
20.2. Nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).
21. Widerspruchsrecht
Nutzer können der künftigen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.
22. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer. Die Nutzer werden gebeten sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.
23. Liste alle Subdienstleister von swodoc
Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Subdienstleistern zusammen. Eine umfassende Liste können Sie unter https://www.swodoc.de/datenschutz abrufen.
Sicherheit
Sicherheit und Compliance haben für swodoc höchste Priorität, da sie für Ihre Erfahrung mit unserem Produkt von grundlegender Bedeutung sind. Wir sind bestrebt, Ihre Daten zu schützen, Schwachstellen im System zu beseitigen und die Kontinuität des Zugriffs zu gewährleisten.
swodoc verwendet eine Vielzahl von branchenüblichen Technologien und Services, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Offenlegung, Nutzung und Verlust zu schützen.
Version 1, aktualisiert 06.06.2020
Offenlegung von Sicherheitslücken
Wenn Sie eine Schwachstelle melden möchten oder Sicherheitsprobleme mit einem swodoc-Produkt haben, wenden Sie sich bitte an security@swodoc.de.
1. Infrastruktur und Netzwerksicherheit
1.1. Physische Zugangskontrolle
swodoc wird auf der Digital Ocean Cloud-Plattform gehostet. DigitalOcean-Rechenzentren verfügen über ein mehrschichtiges Sicherheitsmodell, einschließlich umfangreicher Sicherheitsvorkehrungen wie z.B.:
Wir von swodoc haben keinen physischen Zugriff auf DigitalOcean-Rechenzentren, Server, Netzwerkgeräte oder Speicher.
1.2. Logische Zugriffskontrolle
swodoc ist der zugewiesene Administrator seiner Infrastruktur auf der DigitalOcean Cloud-Plattform, und nur autorisierte Mitarbeiter von swodoc haben Zugriff darauf.
1.3. Überprüfung und Audits
Die DigitalOcean Cloud-Plattform unterzieht sich regelmäßig verschiedenen unabhängigen Audits von Drittanbietern und kann die Einhaltung von Richtlinien für Rechenzentren, Infrastruktur und Betrieb belegen. Dazu gehören unter anderem die SSAE 16 konforme SOC 2 Zertifizierung und die ISO 27001 Zertifizierung.
2. Datenschutz auf Mitarbeiterebene
Mitarbeiter von swodoc unterschreiben Vertrauens und Verschwiegenheitsverpflichtungen.
3. Archivierung, Löschung, Entsorgung und Einschränkung der Verarbeitung
Es liegt ein Archivierungs-, Lösch- und Entsorgungskonzept mit festgelegten Zuständigkeiten vor.
4. Wahrung der Betroffenenrechte
Es liegt ein Konzept, das die Wahrung der Rechte der Betroffenen (Auskunft, Korrektur, Datentransfer, Widerrufe & Widersprüche) innerhalb der gesetzlichen Fristen gewährleistet.
5. Notfallkonzept
Es besteht ein Konzept, das eine unverzügliche und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Reaktion auf Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten (Prüfung, Dokumentation, Meldung) gewährleistet.
5.1. Geschäftskontinuität
Wir erstellen täglich verschlüsselte Backups unserer Daten. Bei Verlust von Produktionsdaten (d.h. bei Verlust von Primärdatenspeichern) werden wir die Daten aus diesen Sicherungen wiederherstellen.
5.2. Notfallwiederherstellung
Im Falle eines regionalen Ausfalls wird swodoc eine andere Region der DigitalOcean Cloud-Platform verwenden. Swodoc verfügt über Erfahrung bei der Durchführung von Migrationen in andere Regionen.
6. Zutritts- und Zugriffskontrolle
Firewalls (Hardware/Software).
Stets aktueller Virenschutz.
Stets aktuelle Softwareversionen.
Berechtigungs-/ Authentifizierungskonzepte mit auf Nötigste beschränkten Zugriffsregulierungen.
7. Datensicherheit
Alle Daten werden HTTPS verschlüsselt übertragen. Dadurch wird verhindert, dass Dritte die Übertragungen zwischen den Endgeräten unserer Nutzer und unseren Servern abfangen und mitlesen.
swodoc verwendet eine Vielzahl von branchenüblichen Technologien und Services, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Offenlegung, Nutzung und Verlust zu schützen.
Version 1, aktualisiert 06.06.2020
Offenlegung von Sicherheitslücken
Wenn Sie eine Schwachstelle melden möchten oder Sicherheitsprobleme mit einem swodoc-Produkt haben, wenden Sie sich bitte an security@swodoc.de.
1. Infrastruktur und Netzwerksicherheit
1.1. Physische Zugangskontrolle
swodoc wird auf der Digital Ocean Cloud-Plattform gehostet. DigitalOcean-Rechenzentren verfügen über ein mehrschichtiges Sicherheitsmodell, einschließlich umfangreicher Sicherheitsvorkehrungen wie z.B.:
- 24/7 Physical security guard services
- Physical entry restrictions to the property and the facility
- Physical entry restrictions to our co-located data center within the facility
- Full CCTV coverage externally and internally for the facility
- Biometric readers with two-factor authentication
- Facilities are unmarked as to not draw attention from the outside
- Battery and generator backup
- Generator fuel carrier redundancy
- Secure loading zones for delivery of equipment
Wir von swodoc haben keinen physischen Zugriff auf DigitalOcean-Rechenzentren, Server, Netzwerkgeräte oder Speicher.
1.2. Logische Zugriffskontrolle
swodoc ist der zugewiesene Administrator seiner Infrastruktur auf der DigitalOcean Cloud-Plattform, und nur autorisierte Mitarbeiter von swodoc haben Zugriff darauf.
1.3. Überprüfung und Audits
Die DigitalOcean Cloud-Plattform unterzieht sich regelmäßig verschiedenen unabhängigen Audits von Drittanbietern und kann die Einhaltung von Richtlinien für Rechenzentren, Infrastruktur und Betrieb belegen. Dazu gehören unter anderem die SSAE 16 konforme SOC 2 Zertifizierung und die ISO 27001 Zertifizierung.
2. Datenschutz auf Mitarbeiterebene
Mitarbeiter von swodoc unterschreiben Vertrauens und Verschwiegenheitsverpflichtungen.
3. Archivierung, Löschung, Entsorgung und Einschränkung der Verarbeitung
Es liegt ein Archivierungs-, Lösch- und Entsorgungskonzept mit festgelegten Zuständigkeiten vor.
4. Wahrung der Betroffenenrechte
Es liegt ein Konzept, das die Wahrung der Rechte der Betroffenen (Auskunft, Korrektur, Datentransfer, Widerrufe & Widersprüche) innerhalb der gesetzlichen Fristen gewährleistet.
5. Notfallkonzept
Es besteht ein Konzept, das eine unverzügliche und den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Reaktion auf Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten (Prüfung, Dokumentation, Meldung) gewährleistet.
5.1. Geschäftskontinuität
Wir erstellen täglich verschlüsselte Backups unserer Daten. Bei Verlust von Produktionsdaten (d.h. bei Verlust von Primärdatenspeichern) werden wir die Daten aus diesen Sicherungen wiederherstellen.
5.2. Notfallwiederherstellung
Im Falle eines regionalen Ausfalls wird swodoc eine andere Region der DigitalOcean Cloud-Platform verwenden. Swodoc verfügt über Erfahrung bei der Durchführung von Migrationen in andere Regionen.
6. Zutritts- und Zugriffskontrolle
Firewalls (Hardware/Software).
Stets aktueller Virenschutz.
Stets aktuelle Softwareversionen.
Berechtigungs-/ Authentifizierungskonzepte mit auf Nötigste beschränkten Zugriffsregulierungen.
7. Datensicherheit
Alle Daten werden HTTPS verschlüsselt übertragen. Dadurch wird verhindert, dass Dritte die Übertragungen zwischen den Endgeräten unserer Nutzer und unseren Servern abfangen und mitlesen.
Subdienstleister
Wir teilen bestimmte Informationen mit Firmen, die nach EU-DSGVO als Subdienstleister bezeichnet werden. Weiter unten finden Sie eine Liste dieser Firmen inklusive deren Standort und Datenschutzniveau.
Dienst: DigitalOcean
Anschrift: DigitalOcean LLC, 101 Avenue of the Americas, 10th Floor, New York, NY 10013, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement & EU-Standardvertragsklausen
Zweck: Infrastruktur-Hosting
Dienst: Mongo Atlas
Anschrift: MongoDB, 1633 Broadwas, 38th Floor, New York, NY 10019, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement & EU-Standardvertragsklausen
Zweck: Datenbank
Dienst: Amazon Web Services (AWS)
Anschrift: Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield,
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement & EU-Standardvertagsklausen
Zweck: Datenspeicherung
Dienst: Google Analytic
Anschrift: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement & EU-Standardvertagsklausen
Zweck: Website-Analytics
Dienst: Slack
Anschrift: Slack Technologies, 155 5th Street, 6th Floor, San Francisco, CA 94103, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement
Zweck: Interne Kommunikation
Dienst: Amplitude
Anschrift: Amplitude, Inc., 405 Howard St., Flr 2, San Francisco, CA 94105, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement
Zweck: App-Analytics
Dienst: Sentry
Anschrift: Functional Software Inc., 132 Hawthorne Street San Francisco, California 94107, USA Datenschutzniveau: Privacy Shield Data
Datenschutzmaßnahmen: Processing Agreement
Zweck: Fehlerbehandlung
Dienst: Sendgrid
Anschrift: Twilio, 375 Beale St #300, San Fancisco, CA 94105, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement
Zweck: Versenden von E-Mails
Dienst: DigitalOcean
Anschrift: DigitalOcean LLC, 101 Avenue of the Americas, 10th Floor, New York, NY 10013, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement & EU-Standardvertragsklausen
Zweck: Infrastruktur-Hosting
Dienst: Mongo Atlas
Anschrift: MongoDB, 1633 Broadwas, 38th Floor, New York, NY 10019, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement & EU-Standardvertragsklausen
Zweck: Datenbank
Dienst: Amazon Web Services (AWS)
Anschrift: Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield,
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement & EU-Standardvertagsklausen
Zweck: Datenspeicherung
Dienst: Google Analytic
Anschrift: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement & EU-Standardvertagsklausen
Zweck: Website-Analytics
Dienst: Slack
Anschrift: Slack Technologies, 155 5th Street, 6th Floor, San Francisco, CA 94103, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement
Zweck: Interne Kommunikation
Dienst: Amplitude
Anschrift: Amplitude, Inc., 405 Howard St., Flr 2, San Francisco, CA 94105, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement
Zweck: App-Analytics
Dienst: Sentry
Anschrift: Functional Software Inc., 132 Hawthorne Street San Francisco, California 94107, USA Datenschutzniveau: Privacy Shield Data
Datenschutzmaßnahmen: Processing Agreement
Zweck: Fehlerbehandlung
Dienst: Sendgrid
Anschrift: Twilio, 375 Beale St #300, San Fancisco, CA 94105, USA
Datenschutzniveau: Privacy Shield
Datenschutzmaßnahmen: Data Processing Agreement
Zweck: Versenden von E-Mails
Verarbeitungstätigkeiten
Im folgenden finden Sie eine Auflistung der Verarbeitungstätigkeiten, die wir durchführen und die personenbezogene Daten betreffen.
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
swodoc UG (haftungsbeschränkt)
Feldstr. 5a
90596 Schwanstetten
Geschäftsführer: Dipl. Wirtsch.-Inf. Florian Fiedler
Telefon: +49 151 / 40 60 4 777
Datenschutzbeauftragter: Florian Fiedler
E-Mail (Datenschutzbeauftragter): datenschutz@swodoc.de
Website Im Rahmen der Besuche auf unserer Website mittels eines Browsers werden personenbezogene Daten durch Drittanbieter und durch uns erfasst und verarbeitet.
Art der Daten / Datenkategorien
Die Daten werden elektronisch verarbeitet.
Zwecke der Datenverarbeitung
Kundenverwaltung und Kundenkontakt
Zur effizienten Verwaltung unserer Kunden und Kundenkontakte, speichern wir die Daten in unserem CRM und anderen Tools.
Art der Daten / Datenkategorien
WebApp
Die swodoc WebApp dient zur Konfiguration der Vorlagen und Reports sowie dem Datenexport in weiterverarbeitende Systeme.
Art der Daten / Datenkategorien
App (iOS / Android)
Die Dateneingabe in die konfigurierten Vorlagen erfolgt mithilfe der swodoc App für iOS oder Android.
Art der Daten / Datenkategorien
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
swodoc UG (haftungsbeschränkt)
Feldstr. 5a
90596 Schwanstetten
Geschäftsführer: Dipl. Wirtsch.-Inf. Florian Fiedler
Telefon: +49 151 / 40 60 4 777
Datenschutzbeauftragter: Florian Fiedler
E-Mail (Datenschutzbeauftragter): datenschutz@swodoc.de
Website Im Rahmen der Besuche auf unserer Website mittels eines Browsers werden personenbezogene Daten durch Drittanbieter und durch uns erfasst und verarbeitet.
Art der Daten / Datenkategorien
- Kontaktdaten (E-Mail, Name, Firmenname)
- Nutzungsdaten (Besuchte Seiten, Zugriffszeiten, Klick- und Scrollverhalten)
- Meta-Kommunikationsdaten (technische Browserinformationen, IP-Adresse)
- Websitebesucher
- Durch vom Besucher ausgefüllte Onlineformulare.
- Gesammelte Daten durch Google Analytics (Drittanbieter)
- Gesammelte Daten durch Hotjar (Drittanbieter)
- Gesammelte Daten durch (Drittanbieter)
Die Daten werden elektronisch verarbeitet.
Zwecke der Datenverarbeitung
- Marketing und Werbezwecke
- Verarbeitung von Kontaktanfragen
- Verbesserung der Website
- Art 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSVO (Einwilligung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)
- IT
- Marketing/PR
- Trackinganbieter (Google Analytics) zwecks Reichweitenanalyse und Onlinemarketing.
- Kontaktformulareingaben werden an unseren Slack-Workspace weitergeleitet.
- Google Analytics: Google, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: Abgeschlossen
- Slack: Slack Technologies, 155 5th Street, 6th Floor, San Francisco, CA 94103, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: In Arbei
- Entsprechend der Aufbewahrungszeiträume der einzelnen Dienste.
- Datenschutzerklärung
- Hinweis beim ersten Besuch der Website
- Kein Einsatz entsprechender Verfahren
- nein, weil kein erhöhtes Risiko
Kundenverwaltung und Kundenkontakt
Zur effizienten Verwaltung unserer Kunden und Kundenkontakte, speichern wir die Daten in unserem CRM und anderen Tools.
Art der Daten / Datenkategorien
- Kontaktdaten (E-Mail, Name, Firmenname, Telefonnummer)
- Bestandsdaten (E-Mail, Name, Firmenname, Telefonnummer)
- Vertragsdaten (Zeitpunkt, Inhalt, Zahlungsinformationen, Kundenkategorie, Bonitätsdaten).
- Kunden, Interessenten und andere Personen, mit den wir zusammenarbeiten
- Empfänger von Marketingmaßnahmen.
- Lieferanten, Dienstleister, Partnerunternehmen und deren Mitarbeiter.
- Freiwillige Selbstangaben
- Öffentliche zugängliche Daten
- elektronische Verarbeitung
- Begründung, Durchführung und Beendigung von Kauf oder Dienstleistungsverträgen.
- Vertragserfüllung
- Betreuung unserer Kunden
- Art 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSVO (Einwilligung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten)
- Geschäftsführung
- Dienstleister zwecks Speicherung und Übermittlung
- Slack: Slack Technologies, 155 5th Street, 6th Floor, San Francisco, CA 94103, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: abgeschlosse
- 10 J, gem. § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).
- Entsprechend der Aufbewahrungszeiträume der einzelnen Dienste.
- Datenschutzerklärung
- keine Information, weil Sammlung durch öffentliche Quellen oder freiwillige Angabe
- Kein Einsatz entsprechender Verfahren
- nein, weil kein erhöhtes Risiko
WebApp
Die swodoc WebApp dient zur Konfiguration der Vorlagen und Reports sowie dem Datenexport in weiterverarbeitende Systeme.
Art der Daten / Datenkategorien
- Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten und Klicks)
- Inhaltsdaten (erstellte Vorlagen und Reports)
- Anmeldedaten (IP, E-Mail Adressen)
- Bestandsdaten (Namen, E-Mail Adressen, Firmennamen)
- Mitarbeiter der beauftragenden Unternehmen
- Vertreter von Unternehmen
- Nutzer
- Freiwillige Selbstangaben
- Automatische Sammlung
- elektronische Verarbeitung
- Verbesserung unseres Angebots
- Vertragserfüllung
- Art 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSVO (Einwilligung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
- IT-Abteilung
- Dienstleister zwecks Speicherun
- DigitalOcean Cloud-Platform: DigitalOcean LLC, 101 Avenue of the Americas, 10th Floor, New York, NY 10013, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: abgeschlossen, EU-Standardvertagsklausen: abgeschlossen, Serverstandort Frankfurt
- Mongo Atlas: MongoDB, 1633 Broadwas, 38th Floor, New York, NY 10019, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: abgeschlossen, EU-Standardvertagsklausen: abgeschlossen
- Amazon Web Services (AWS): Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: abgeschlossen, EU-Standardvertagsklausen: abgeschlossen, Serverstandort Frankfurt
- Löschung mit Vertragsbeendigung / Kündigung
- Entsprechend der Aufbewahrungszeiträume der einzelnen Dienste.
- Datenschutzerklärung
- Information zu Beginn der Analyse
- Kein Einsatz entsprechender Verfahren
- nein, weil kein erhöhtes Risiko
App (iOS / Android)
Die Dateneingabe in die konfigurierten Vorlagen erfolgt mithilfe der swodoc App für iOS oder Android.
Art der Daten / Datenkategorien
- Inhaltsdaten
- Individuell vom Kunden konfigurierte Elemente (Text, Fragen, Bilder etc.)
- Text-Kommentar
- Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten und Klicks)
- Mitarbeiter der beauftragenden Unternehme
- Freiwillige Selbstangaben
- Auftraggeber
- elektronische Verarbeitung
- Verbesserung unseres Angebots
- Vertragserfüllung
- Art 6 Abs. 1 a), Art. 7 DSVO (Einwilligung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
- IT-Abteilung
- Dienstleister zwecks Speicherung
- Helpscout zwecks Kommunikation und Support
- DigitalOcean Cloud-Platform: DigitalOcean LLC, 101 Avenue of the Americas, 10th Floor, New York, NY 10013, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: abgeschlossen, EU-Standardvertagsklausen: abgeschlossen, Serverstandort Frankfurt
- Mongo Atlas: MongoDB, 1633 Broadwas, 38th Floor, New York, NY 10019, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: abgeschlossen, EU-Standardvertagsklausen: abgeschlossen
- Amazon Web Services (AWS): Amazon Web Services, Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, USA, Datenschutzniveau: Privacy Shield, Data Processing Agreement: abgeschlossen, EU-Standardvertagsklausen: abgeschlossen, Serverstandort Frankfurt
- Löschung mit Vertragsbeendigung / Kündigung
- Entsprechend der Aufbewahrungszeiträume der einzelnen Dienste.
- Datenschutzerklärung
- Information zu Beginn der Analyse
- Kein Einsatz entsprechender Verfahren
- nein, weil kein erhöhtes Risiko
